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quarta-feira, 4 de maio de 2011

Controles Financeiros

Como elaborar controles financeiros
fonte: SEBRAE-MG - www.sebraemg.com.br

Introdução

MarketingA experiência do SEBRAEMG junto às empresas de pequeno porte permite afirmar que, na maioria das vezes, os problemas de natureza financeira são decorrentes de decisões empresariais tomadas sem planejamento como, por exemplo, investimentos na expansão do negócio, substituição de equipamentos antigos ou investimentos na construção de uma sede própria.

Em outras situações, a falta de controles gerenciais e informações para a gestão de capital de giro (compras, estoques, contas a receber e contas a pagar), gestão de preços e margens de lucro, provocam um permanente aperto financeiro, aumentando a tensão do dia-a-dia e, nessas situações, o empresário passa a administrar sob forte pressão dos credores; conseqüentemente, grande parte de seu tempo e esforços são dedicados para apagar incêndios.

À medida que as decisões empresariais são tomadas com base em planejamento e informações confiáveis, o próprio empresário pode solucionar ou minimizar seus problemas, evitando futuros problemas.

Para tornar a gestão financeira uma tarefa mais simples, o SEBRAE-MG elaborou o presente Manual Como Elaborar Controles Financeiros, que contém controles práticos, procedimentos e sugestões úteis para que os proprietários das empresas de pequeno porte possam, eles mesmos, aprimorar a gestão financeira de seus negócios e, conseqüentemente, ganhar mais dinheiro com os recursos existentes.

Este Manual foi organizado da seguinte forma:

(a) mostra a importância do empresário organizar-se para obter informações confiáveis e úteis às decisões empresariais;

(b) a partir da organização de controles úteis e confiáveis, o segundo estágio consiste na preparação dos dados para a gestão do capital de giro. Para isso, o manual mostra o que significa capital de giro e, de maneira bastante didática, o empresário vai calculando, passo a passo, a necessidade de capital de giro do seu negócio.

(c) O terceiro estágio, apresenta os instrumentos e ações para Gestão do Capital de Giro, tendo no fluxo de caixa o instrumento básico para gestão desse capital e seu planejamento financeiro.

Com base nesses instrumentos e conhecendo como as decisões empresariais refletem nas finanças da empresa, o empresário está preparado para melhorar a gestão financeira de seu negócio, objetivando aumentar seus lucros com os mesmos esforços e recursos existentes.

Ressalta-se também, que na leitura desse manual, dicas importantes para aprimoramento da gestão financeira aparecerão sob o título: Fique de olho.

Ao longo do manual aparecerão possibilidades de aplicação prática dos controles gerenciais sugeridos sob o título: Hora de praticar.

1. Organizando-se para a Gestão Financeira

financeiroUma boa gestão financeira garante a saúde de sua empresa e, porque não dizer também, a sua tranqüilidade. Mantendo a liquidez, os compromissos assumidos com terceiros são honrados em dia,
além de ampliar seus lucros sobre investimentos.

Empresa sã, proprietário são. A manutenção de uma liquidez confortável e seus resultados satisfatórios são frutos de uma série de decisões e atitudes tomadas diariamente. A saúde vai bem graças as várias operações na empresa.

Observe como algumas decisões e atitudes podem afetar, de maneira positiva ou negativa, a liquidez e os resultados operacionais da empresa:

Manutenção da liquidez: significa que os recursos que entram no caixa da empresa
serão suficientes para pagar seus compromissos.

DECISÕES - impactos positivos
* Redução de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).
* Redução dos prazos de recebimentos de vendas, mediante:
- aumento das vendas à vista.
- ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário para
reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo.
* Aumento de prazos para pagamentos aos fornecedores.
* Entrada de novos recursos no caixa, mediante:
- integralização de capital dos sócios.
- vendas à vista de equipamentos ociosos.
* Aumento dos lucros.

DECISÕES - impactos negativos
* Aumento de estoques, devido a compras excessivas ou queda nas vendas.
* Aumento dos prazos de vendas, com financiamentos da própria empresa.
* Aumento da inadimplência (clientes em atraso).
* Aumento das compras à vista.
* Aumento do tempo de fabricação.
* Retiradas de recursos para aplicações em outras atividades.
* Excesso de retiradas pelos sócios.
* Redução dos lucros mensais.

Analisando os tópicos citados, verificamos que, para cuidar da gestão financeira, o empresário precisa lidar com números e informações o tempo todo. Se a empresa tem números confiáveis, ele consegue informações para tomar decisões. As informações financeiras que o empresário precisa para tomar decisões são obtidas por meio dos controles financeiros.

Então, podemos dizer que a finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis para o empresário tomar decisões.

Para obter informações úteis à gestão financeira, o primeiro estágio será organizar os controles internos para que eles forneçam as informações necessárias à tomada de decisões.

O segundo estágio consiste na preparação dos dados e das informações necessárias para a gestão do capital de giro. Nesse estágio, serão apresentados o conceito de capital de giro, as operações que precisam de recursos e a metodologia para planejar e calcular a necessidade de capital de giro necessário às operações da empresa.

O terceiro e último estágio apresenta os instrumentos e as ações para a sua gestão, para a qual o fluxo de caixa é o instrumento básico.

2. Organizando os Controles Financeiros

financeiroNão adianta a empresa ter uma série de dados, se os registros existentes não forem confiáveis e se os procedimentos adotados não estiverem organizados para fornecer informações em tempo hábil.

Imagine esta situação: uma empresa tem centenas de clientes que compram a prazo e pagam seus débitos no caixa da loja. Para agilizar os recebimentos, a empresa organiza o controle de contas a receber somente em ordem alfabética, pois, dessa maneira, fica fácil localizar a ficha do cliente. Com esse procedimento, veja as dificuldades para obter outras informações necessárias à gestão de contas a receber:

* Qual é o valor total a receber dos clientes?
* Qual é o valor que tenho para receber nos meses seguintes?
* Qual é o montante em atraso? Qual é o valor vencido com mais de 30 dias? Quem são os clientes que não estão pagando em dia?

Para evitar dificuldades dessa natureza, a empresa precisa definir quais são as informações úteis para as decisões financeiras e, em seguida, organizar os controles para fornecer as informações desejadas.

Para a maioria das empresas de pequeno porte, independentemente do setor de atividades, verificamos que os controles de caixa e de bancos, controles de contas a receber, de contas a pagar, controles de despesas e controles de estoques são essenciais para a gestão financeira ou seja, sem esses controles, o empresário terá dificuldades para gerenciar as finanças da empresa.

2.1 – CONTROLES FINANCEIROS BÁSICOS

Controle Diário de Caixa: Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, além de apurar o saldo existente no caixa.

A principal finalidade do controle de caixa é verificar se não existem erros de registros ou desvios de recursos. O caixa é conferido diariamente, e as diferenças porventura existentes têm que ser apuradas no mesmo dia. Quando a diferença ocorrer por erros de registros, corrigem-se os erros, e a diferença está zerada. Na hipótese de a diferença ocorrer por desvios de recursos, resta ao empresário tomar imediatamente uma decisão drástica: demitir a(s) pessoa(s) responsável(eis) pelos desvios. Além disso, o controle de caixa fornece informações para:

* Controlar os valores depositados em bancos;
* Fazer pagamentos em dinheiro, quando há recursos disponíveis evitando com isso, despesas com CPMF;
* Controlar e analisar as despesas pagas;
* Fornecer dados para elaboração do fluxo de caixa.

financeiro

Fique de olho
* Por medidas de segurança, evite manter dinheiro e cheques em caixa.
* Se a empresa tiver saldo de dinheiro em caixa é melhor antecipar pagamentos por três a cinco dias do que depositar o dinheiro em bancos. Essa medida economiza gastos com CPMF.

Hora de praticar
Com os dados da sua empresa, preencha o Controle Diário de Caixa abaixo:

financeiro

Controle Bancário: É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias, CPMF, juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre as principais).

O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos do dia.

A partir dos dados da sua empresa, preencha o Controle de Movimento Bancário, a seguir.

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Controle Diário de Vendas: Sua principal finalidade é acompanhar as vendas diárias e
o total das vendas acumuladas durante o mês, possibilitando ao empresário tomar providências
diárias para que as metas de vendas sejam alcançadas.

Pode ser organizado para fornecer as seguintes informações:

* Controlar o total das vendas diárias e os respectivos prazos de recebimentos: à vista, com 7, 15, 30, 45, 60 dias, etc;
* Totalizar as vendas mensais pelos prazos de recebimentos;
* Fornecer dados para conferência de caixa (para certificar se os valores das vendas à vista foram registrados no caixa);
* Controlar os registros dos valores das vendas a prazo no controle de contas a receber;
* Dar informações para compras e fluxo de caixa.

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Hora de praticar
Com base nos dados referentes às vendas diárias da sua empresa/negócio, preencha o Controle Diário de Venda a seguir.

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Controle de Contas a Receber: Tem como finalidade controlar os valores a receber, provenientes das vendas a prazo, e deve ser organizado para:

* Fornecer informações sobre o total dos valores a receber de clientes;
* Estimar os valores a receber que entrarão no caixa da empresa, por períodos de vencimento, por exemplo, 3, 5, 7, 15, 30, 45 e 60 dias;
* Conhecer o montante das contas já vencidas e os respectivos períodos de atraso, bem como tomar providências para a cobrança e o recebimento dos valores em atrasos;
* Fornecer informações sobre os clientes que pagam em dia;
* Fornecer informações para os elaboração do fluxo de caixa.

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Obs.: Quando o cliente não pagar na data do vencimento, como foi o caso da Criativa, verifique o histórico do cliente (controle individualizado – modelo: Anexo 4A), para analisar as providências que deverão ser tomadas.

Além de organizar o controle dos valores a receber por data de vencimento, a empresa precisa manter um controle individualizado de cada cliente cadastrado em ordem alfabética. Essa organização fornece informações importantes para as áreas de crédito, cobrança e vendas. Tal procedimento fornece dados para uma comunicação direta com o cliente, acompanhando a pontualidade de seus pagamentos, aumentando seu limite de crédito e observando sua freqüência de compras.

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Obs.: Preparamos somente um modelo do controle individual de clientes. Na sua empresa, você precisa preencher uma ficha para cada cliente.

Hora de praticar
Com base nas informações das vendas a prazo da sua empresa/negócio, preencha o Controle de Contas a Receber, por dia de vencimento, conforme modelo a seguir.

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Hora de praticar
Com base nas informações das vendas a prazo da sua empresa/negócio, preencha o Controle Analítico de Clientes. Esse controle é individualizado por cliente e deve ser organizado em ordem alfabética.

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Controle de Contas a Pagar: Chegou a hora de honrar os compromissos financeiros. Organize os totais a pagar, obedecendo seus períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias, etc. Mantendo as contas em dia você evita o estresse e ainda adquire uma série de vantagens:

* Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras;
* Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos, em casos de dificuldades financeiras;
* Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa.

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Obs.: Quando a empresa não conseguir pagar todos os compromissos em determinado dia, negocie um novo prazo de pagamento junto ao credor e reprograme a data do pagamento.

Hora de praticar
Com base nos dados da sua empresa/negócio, preencha o Controle de Contas a Pagar a seguir.

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Controle Mensal de Despesas: Serve para registrar o valor de cada despesa, acompanhando sua evolução. Algumas delas necessitam de um controle mais rigoroso, ou até, a tomada de providências urgentes, como cortar gastos que podem e devem ser eliminados.

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Hora de praticar
Com base nos dados de sua empresa/negócio, preencha o Controle Mensal de Despesas a seguir.

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Controle de Estoques: Controlando os estoques existentes na sua empresa, você evita desvios, fornece informações para reposição dos produtos vendidos, e ainda, facilita a tomada de providências para redução dos produtos parados no estoque.

O controle de estoque deve ser organizado para fornecer as seguintes informações:
* O montante financeiro do estoque e o valor por linha de produtos;
* As quantidades em cada item de estoque;
* A quantidade e custo das mercadorias vendidas;
* Os estoques sem movimentação;
* A necessidade compras/reposição de estoques e fluxo de caixa.

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Hora de praticar
Com base nos dados dos produtos em estoque da sua empresa/negócio, preencha o Controle de Estoques, a seguir.

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Obs.: Esta ficha deve ser preenchida para cada item estocado.

REFLEXÕES:

.A sua empresa já tem controles financeiros? Se você já mantém esses controles organizados e atualizados, e faz uso deles para tomada decisões, parabéns!

Mas, se você ainda não controla as finanças de sua empresa de forma adequada, chegou o momento de organizar os controles financeiros. Eles serão úteis para as decisões empresariais. Será que podemos tomar decisões acertadas sem informações confiáveis? Pense nisso!

Os controles que você começou a praticar são de fundamental importância para o dia-a-dia da empresa. Podemos dizer que as informações geradas com esses controles representam o primeiro estágio para a gestão do capital de giro.

Nas empresas de pequeno porte, quando conseguimos administrar o capital de giro de maneira eficiente resolvemos basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.

3. O Que é Capital de Giro?

.Capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital necessário para financiar a continuidade das operações da empresa, como recursos para financiamento aos clientes (nas vendas a prazo), recursos para manter estoques e recursos para pagamento aos fornecedores (compras de matéria-prima ou mercadorias de revenda), pagamento de impostos, salários e demais custos e despesas operacionais.

Podemos observar, conforme o próprio nome indica, que o capital de giro está relacionado com todas as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, como se fosse o sistema circulatório no corpo humano.

Se o capital de giro está relacionado com as contas financeiras que giram ou movimentam o dia-a-dia da empresa, podemos concluir que:

a) Toda empresa que vende a prazo > precisa de recursos para financiar seus clientes.
b) Toda empresa que mantém estoque de matéria-prima ou de mercadorias precisa de recursos para financiar estoques.
c) Quando a empresa compra a prazo (matéria-prima ou mercadorias) significa que os fornecedores inanciam parte ou a totalidade do estoque.
d) Quando a empresa tem prazos para pagar as despesas (impostos, energia, salários e outros gastos). significa que parte ou a totalidade dessas despesas é financiada pelos fornecedores de serviços.

A interpretação das situações acima nos leva a determinar em quais contas a empresa precisa aplicar recursos e de que contas a empresa obtém recursos para financiar o capital de giro.

APLICAÇÃO EM CAPITAL DE GIRO (I) FINANCIAMENTO DE CAPITAL DE GIRO (II)
* Contas a receber de clientes
* Estoques (matéria-prima, estoque de produtos acabados e estoque de mercadorias)
* Fornecedores de matéria-prima e de mercadorias
* Impostos a pagar
* Despesas a pagar (energia, salários, telefone, etc.)
Soma do item I Soma do item II

Um conceito importante para entendimento do capital de giro está relacionado à Necessidade de Capital de Giro. A Necessidade de Capital de Giro indica o montante de recursos que a empresa precisa para financiar suas operações, ou seja, o valor dos recursos que a empresa precisa para que seus compromissos sejam pagos nos prazos de vencimento.

A Necessidade de Capital de Giro representa a diferença
entre o montante de recursos aplicados em capital de giro (I)
menos o total dos recursos que a empresa consegue para financiar o capital de giro (II)

ATENÇÃO!
Os controles financeiros que você já começou a praticar – controles de contas a receber, controle de contas a pagar e controle de estoques – fornecerão informações úteis para uma visão geral da necessidade de capital de giro.

3.1 – COMO CALCULAR A NECESSIDADE DE CAPITAL DE GIRO?

.Existem diversos métodos que levam ao mesmo resultado. Por isso, vamos optar por um método simples e de fácil compreensão, como foi o método adotado pela Malharia Alfa.

A Malharia Alfa é uma confecção de pequeno porte, que produz diversos artigos para vestuário feminino e mantém estoques para pronto atendimento aos seus clientes.

Nos últimos dois anos, para pagar os compromissos em dia, a empresa vem tomando empréstimos bancários. Preocupado com tal situação, o Sr. Fonseca, proprietário da empresa, decidiu levantar a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa.

Ele tomou como base os dados dos controles internos: controles de contas a receber, controle de estoques e controles de contas a pagar.

Os dados levantados pelo Sr. Fonseca foram:

.

Na situação levantada, a Malharia Alfa precisa de R$100.500,00 para pagar seus compromissos em dia, ou seja, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa é de R$100.500,00.

HORA DE REVISAR:

* A finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e válidas para o empresário tomar decisões. E para que os controles gerem esse tipo de informações, não adianta a empresa ter diversos dados desordenados. A empresa precisa, sim, definir quais são os controles necessários e como eles serão organizados para atender as necessidades da gestão financeira.

* Os controles financeiros necessários para que as empresas de pequeno porte possam administrar seu dia-a-dia são: controles de caixa, controles de bancos, controles de contas a receber, controles de contas a pagar e controles de despesas.

* Vimos também que o capital de giro significa capital de trabalho, ou seja, o capital que a empresa precisa para financiar seus clientes (nas vendas a prazo), financiar estoques (matérias-primas e mercadorias para revenda), pagar despesas (aluguéis, salários, energia, impostos, etc.).

Necessidade de Capital de Giro é o montante de recursos que a empresa precisa
para financiar suas operações, ou seja, o valor dos recursos que a empresa precisa
para que seus compromissos sejam quitados nos prazos de vencimento.

* Para calcular a Necessidade de Capital de Giro (NCG), acompanhamos o que o Sr. Fonseca fez: ele organizou uma planilha simples e, com base nos controles internos, foi registrando os valores das contas relacionadas com o capital de giro. Observamos que o Sr. Fonseca separou os dados em dois grupos de contas:

1. contas que precisam de capital de giro (aplicação em capital de giro);
2. contas que financiam o capital de giro, todas as contas a pagar das operações relacionadas com capital de giro (fornecedores, impostos e despesas a pagar).

* Feito isso, o Sr. Fonseca calculou a Necessidade de Capital de Giro pela diferença: o total dos valores das contas do grupo 1 menos o total dos valores das contas do grupo 2.

Ele, agora, sabe o montante que a Malharia Alfa precisa para funcionar de forma satisfatória.

Hora de praticar
A exemplo do Sr. Fonseca, faça o levantamento da Necessidade de Capital de Giro da sua empresa/negócio, utilizando as informações dos controles elaborados anteriormente.

.

Fique de olho
Você poderá pensar: bem, mas minha atividade é comércio varejista, e a empresa não precisa de matérias-primas nem de produtos acabados. O que a loja tem é estoque de mercadorias. Nesse caso, basta você utilizar somente as contas de capital de giro de que a empresa precisa, ou seja: o comércio precisa de capital de giro para financiar clientes (vendas a prazo) e financiar estoques.

Agora, você já tem dados e informações para cuidar da parte mais importante das finanças da empresa, que é a gestão do capital de giro.

3.2 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DO CAPITAL DE GIRO

.Nas empresas de pequeno porte cerca de 90% do tempo do gerente financeiro são dedicados à gestão do capital de giro. De fato, isso se justifica, pois a gestão do capital de giro é um dos aspectos mais importantes para a saúde financeira da empresa. Quando a empresa não consegue manter um nível satisfatório de caixa para honrar seus compromissos por causa do desequilíbrio de capital de giro, provavelmente ela poderá ser forçada a sair do mercado, principalmente se perder os créditos junto a fornecedores e bancos.

Para garantir o capital de giro necessário ao funcionamento da empresa, o empresário ou o gerente financeiro dedica grande parte de seu tempo a administração do caixa (disponibilidades), administração das contas a receber (provenientes das vendas a prazo), gestão financeira dos estoques, administração das obrigações a pagar (fornecedores, impostos, empréstimos, despesas operacionais e outras contas a pagar), além de visitas e negociações com bancos.

Talvez você esteja se perguntando: Minha empresa já tem controles financeiros, tem controle de estoques, e esses controles geram informações para calcular a Necessidade de Capital de Giro. Então, eu não estou fazendo a gestão do capital de giro?

Em parte você tem razão, pois esses controles fornecem informações para a gestão do capital de giro. E, de fato, você está dedicando a maior parte de seu tempo a essa gestão. Mas todos os dias, as empresas buscam soluções para melhorar a gestão do capital de giro, porque é por meio desse aperfeiçoamento contínuo que elas conseguem aumentar os lucros do negócio, principalmente aquelas empresas que sempre precisam de recursos bancários para equilibrar o caixa.

Vamos voltar à situação da Malharia Alfa. O Sr. Fonseca verificou que a empresa precisa de R$100.500,00 para financiar a Necessidade de Capital de Giro.

.

Quando o Sr. Fonseca analisou os valores levantados e considerou a necessidade de continuar renovando empréstimos bancários para pagar os compromissos em dia, ele fez as seguintes indagações:

(a) Se melhorarmos a gestão das contas envolvidas com capital de giro, podemos reduzir a Necessidade de Capital de Giro?

(b) Se reduzirmos a necessidade de capital de giro, eliminaremos as despesas financeiras?

O que o Sr. Fonseca precisa mesmo é buscar a situação ideal para as operações da empresa, em termos de prazos de recebimento dos clientes, prazos para manutenção de estoques e prazos para pagamento de compromissos (pagamento de fornecedores, impostos e despesas). Para tanto, ele optou por esse caminho:

PRIMEIRO PASSO:

Estabelecer o prazo médio das contas de capital de giro.

Com base nas condições de mercado em que a empresa atua, ou seja, considerando as condições de vendas aos clientes, o prazo médio "ideal", que precisa manter estoques (matérias-primas, mercadorias) e os prazos médios de pagamentos aos fornecedores (matérias-primas, mercadorias) e para pagamento de despesas, o Sr. Fonseca estabeleceu o prazo médio para cada conta que envolve capital de giro, como contas a receber, estoques, fornecedores a pagar, impostos a pagar e demais despesas a pagar, conforme os dados a seguir:

.

ATENÇÃO!
Os prazos médios estabelecidos pelo Sr. Fonseca têm como objetivo buscar a situação ideal para as operações da empresa. Estabelecer essa situação ideal será de fundamental importância para que a empresa aprimore a cada dia a gestão dos itens de capital de giro que apresentar parâmetros diferentes daqueles previstos na situação ideal.

Nos passos seguintes, você vai perceber que para alguns itens de capital de giro a situação real da Malharia alfa é diferente da situação ideal.

Hora de praticar
Antes de continuar, vamos fazer uma pausa para que você estabeleça os prazos das contas de capital de giro de seu negócio, porque eles serão importantes para o segundo passo.

.

SEGUNDO PASSO:

Como calcular os prazos médios das contas/itens relacionados com o capital de giro.

PRAZO MÉDIO DE RECEBIMENTO (DAS VENDAS) = PMR

Para esse cálculo, você precisa conhecer o valor da venda mensal e as condições de pagamento em que as vendas são realizadas.

Exemplo:

.

O prazo médio de recebimento de 45 dias indica que os recursos necessários para financiar os clientes que compram a prazo correspondem a 45 dias de vendas.

Considerando os dados acima, em que as vendas são de R$60.000,00 por mês, ou seja, R$2.000,00/dia (R$60.000,00/30), então os recursos para financiar os clientes totalizam R$90.000,00 (45 x $2.000,00).

Comparando os valores de contas a receber da Malharia Alfa: situação real e situação ideal, temos:

.

A leitura desses dados indica que a Malharia Alfa está trabalhando com prazo médio de recebimentos (PMR) superior a 45 dias, conforme proposto para a situação ideal. Provavelmente, a diferença de R$15.000,00 entre as duas situações é decorrente de valores a receber em atrasos, ou seja, valores referentes aos clientes que não pagam em dia. Para saber quantos dias os valores atrasados aumentaram o PMR, basta dividirmos o valor da diferença encontrada pela venda média/dia (já calculada anteriormente, que foi de R$2.000,00/dia). Então, temos:

R$15.000,00 ÷ R$2.000,00/dia = 7,5 dias. Isso significa que o PMR na situação real é de 52,5 dias (45 dias + 7,5 dias). Em outras palavras, o aumento 7,5 dias no PMR provocou acréscimo de R$15.000,00 para financiar as contas a receber de clientes.

Hora de praticar
Com base nos controles de vendas da sua empresa/negócio, calcule o prazo médio de recebimentos das vendas da sua empresa.

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Prazo médio de estocagem (PME): Indica que o estoque médio mantido pela empresa é suficiente para produzir durante x dias ou então que seu estoque de mercadorias é suficiente para vender durante x dias.

.Para calcular o prazo médio de estocagem (matérias-primas, produtos em elaboração, produtos acabados e mercadorias para revenda) é necessário que a empresa tenha um bom controle de estoques, pois você precisa de alguns dados para efetuar esses cálculos.

É importante você perceber que o Sr. Fonseca já estabeleceu a situação ideal para manter estoques, ou seja, ele considerou os seguintes prazos:

* Prazo médio estoque de matérias-primas = 14 dias
* Prazo médio de produtos acabados = 21 dias

Nesse caso, vamos mostrar como a empresa calcula o prazo médio dos estoques para que depois você possa calcular o prazo de estoque do seu negócio.

Se utilizarmos os dados atuais da Malharia Alfa é bastante provável que a situação atual dos estoques seja diferente dos prazos desejados pelo Sr. Fonseca. Vamos ao cálculo:

CÁLCULO DO PRAZO MÉDIO ESTOQUE DE MATÉRIAS PRIMAS (PME-mp)

Uma maneira simples de calcular o PME-mp é dividir o valor do estoque médio pelo consumo diário de matéria-prima, e o resultado encontrado indica o PME-mp.

ATENÇÃO!

Aqui apareceu um conceito novo: "estoque médio". Como calculamos o estoque médio (EM)? Ele é calculado pela seguinte fórmula:

.

Exemplo:

Considerando que:
* a Malharia Alfa mantém estoque médio de matéria-prima no valor de R$15.000,00;
* o consumo (custo) médio diário com matéria-prima = 35% do valor das vendas;
* o valor das vendas mensais = R$60.000,00

Temos:
Consumo diário de matéria-prima = (0,35 x R$60.000,00) ÷ 30 = R$700,00/dia

PME-mp = (Estoque médio MP ÷ consumo diário de matéria-prima)
PME-mp = R$15.000,00 ÷ R$700,00 = 21,42. Significa que o PME-mp é de 21 dias, ou seja, a empresa demora 21 dias para consumir o estoque de matéria-prima.

ATENÇÃO!

Depois de calcular o PME-mp, percebemos que a Malharia Alfa trabalha com 7,42 dias de estoque excedente, ou seja, a diferença entre os estoques da situação real e situação ideal (21,42 dias – 14 dias).

Para calcular o valor do estoque de matéria-prima na situação ideal, basta multiplicar o valor diário do consumo de matéria-prima pelo PME-mp:

Valor do estoque de matéria-prima da situação ideal = 14 dias x R$700,00 = R$9.800,00.

.

Hora de praticar
Com base no seu controle de estoques de matérias-primas, calcule o PME-mp da sua empresa/ negócio.

.

PRAZO MÉDIO ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS (PME-pa)

.Vamos adotar um procedimento similar ao que utilizamos para calcular o prazo médio do estoque de matéria-prima, ou seja, basta substituir os valores relacionados a matérias-primas pelos valores relacionados a produtos acabados.

Para exemplificar, vamos utilizar os dados da Malharia Alfa:

* Estoque Médio de Produtos Acabados = R$39.000,00
* Custo (custo dos produtos vendidos) médio diário dos produtos acabados = 65% das vendas
* Vendas mensais = R$60.000,00
* Consumo/dia Produtos acabados = (0,65 x R$60.000,00) ÷ 30 = R$1.300,00/dia

PME-pa = estoque médio de produtos acabados ÷ custo diário de produtos acabados
PME-pa = R$39.000,00 ÷ R$1.300,00 = 30 -> Significa que o PME-pa é de 30 dias, ou seja, o estoque de produtos acabados é suficiente para as vendas durante 30 dias.

ATENÇÃO!
Na Malharia Alfa, o PME-pa apresentou problema similar ao PME-mp, isto é, comparando os dados da situação real e situação ideal. Considerando que o PME-pa desejado na situação ideal é de 21 dias, conclui-se que a empresa trabalha com estoque excedente equivalente a 9 dias (30 dias – 21 dias). Como a empresa gasta R$1.300,00/dia de produtos acabados, o estoque excedente em valores monetários totaliza R$11.700,00 (R$1.300,00 x 9).

Obs.: O cálculo do prazo médio de estoque de mercadorias será feito mediante o mesmo procedimento usado para o cálculo de estoque de produtos acabados.

Hora de praticar
Com base no procedimento adotado pelo Sr. Fonseca, utilize os dados da sua empresa/negócio e calcule o PME-pa.

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PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO AOS FORNECEDORES = PMPF

De modo similar ao cálculo do PMR podemos calcular o prazo médio de pagamento aos fornecedores.

.

Isso significa que a empresa tem, em média, 60 dias para pagamento aos seus fornecedores. Em outras palavras, os recursos obtidos junto aos fornecedores equivalem aos valores das compras durante 60 dias.

Considerando os dados das compras acima, verificamos que, em média, a empresa compra R$700,00/dia (R$21.000,00/30dias). Então, multiplicando o PMPF pelas compras médias/dia, temos o montante dos recursos que a empresa obtém junto aos fornecedores: R$700,00 x 60 dias = R$42.000,00.

ATENÇÃO!
PMPF tanto na situação real como na situação ideal, foi de 60 dias.

Hora de praticar
Com base nos dados da sua empresa, calcule o PMPF.

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PRAZO MÉDIO PARA PAGAMENTO DE IMPOSTOS = PMPI

Todos os dias em que a empresa realiza vendas, ela cria obrigações para pagar ao governo (impostos). Nesse caso, vamos utilizar a média aritmética simples. Por exemplo, supondo que os impostos sejam pagos no dia 10 do mês seguinte, vamos considerar que, do primeiro dia do mês (quando começam as vendas) até o dia do pagamento, transcorreram 40 dias (30 dias do mês + 10 dias mês seguinte):

PMPI = 40/2 = 20 -> 20 dias

Isso significa que a empresa tem, em média, 20 dias para pagar seus impostos; em outras palavras, a empresa tem 20 dias de prazo para operar com o dinheiro do governo. Para calcular o valor médio de recursos que a empresa fica devendo ao governo, precisamos determinar o percentual que a empresa gasta com impostos sobre as vendas (impostos federais, impostos estaduais, impostos municipais).

No quarto passo você vai aprender a calcular o valor dos
recursos que a empresa utiliza para financiar seus impostos.

PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO DESPESAS = PMPD

Como as despesas são pagas em dias diferentes, durante todo o mês (salários, energia, telefone, aluguel, etc.), e os valores são diferentes, vamos trabalhar também com a média aritmética simples, ou seja: 30 dias/2 = 15

PMPD = 15 dias

Isso significa que a empresa tem, em média, 15 dias para pagar suas despesas; em outras palavras, os fornecedores de serviços financiam as despesas da empresa com prazo médio de 15 dias.

Você aprenderá a calcular, também no quarto passo,
os recursos que a empresa utiliza para financiar suas despesas.

TERCEIRO PASSO:

Estabelecer os indicadores das contas de capital de giro em relação às vendas mensais.

Depois de calcular ou estabelecer os prazos médios para cada conta de capital de giro, o passo seguinte será levantar os dados mensais sobre as vendas, o consumo de matérias-primas sobre vendas, o custo dos produtos acabados sobre vendas, as compras mensais, os impostos sobre vendas e o valor das despesas mensais.

Para a Malharia Alfa, o Sr. Fonseca levantou os seguintes dados:

.
Obs.: Cada empresa terá que levantar os dados com base na realidade do seu negócio

Critério utilizado no levantamento dos indicadores

a) Consumo mensal de matérias-primas: com base nas informações dos custos de matérias-primas, o empresário encontra a relação do custo de matéria-prima em relação às vendas. Por exemplo: para a venda de R$60.000,00 o consumo de matérias-primas foi de R$21.000,00. Calculando: (21.000 ÷ 60.000) x 100 = 35%, logo o custo de matéria-prima representa 35% das vendas.

b) Custo dos produtos acabados: de modo similar ao custo de matéria-prima, cada empresa vai estabelecer o percentual que o custo dos produtos acabados representa sobre as vendas.

Ex.: admitindo-se que, para a situação analisada, os custos dos produtos vendidos totalizaram R$39.000,00. Então, a relação: custo dos produtos acabados / vendas será de 65% em relação ao valor das vendas.

c) A relação compras/vendas: Será o mesmo indicador de matérias-primas sobre vendas, que neste exemplo foi de 35%. Então, 35% de R$60.000,00 = R$21.000,00

d) Valor dos impostos mensais: Determinar o percentual dos impostos que a empresa paga sobre as vendas mensais (impostos federais, estaduais, municipais). Por exemplo, a empresa gasta 10% das vendas com impostos.

e) Despesas mensais: Levantar o valor mensal das despesas mensais. Neste exemplo, vamos considerar que as despesas mensais (excluindo os impostos), totalizam R$21.000,00.

Hora de praticar
Antes de prosseguir, vamos fazer uma pausa para que você levante os indicadores da sua empresa/negócio, preenchendo o quadro abaixo.

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QUARTO PASSO:
Cálculo dos valores diários utilizados nas contas de capital de giro. Vamos transformar os indicadores levantados no passo anterior em valores diários, ou seja, vamos dividir os valores médios mensais por 30 dias.

.

Obs.: Para calcular os indicadores em percentuais, primeiro multiplicamos o percentual indicado, e depois, dividimos o resultado encontrado por 30 dias, para encontrar o valor médio diário.

Hora de praticar
No passo anterior, você levantou os indicadores do seu negócio. Agora, é preciso transformá-los em valores diários, utilizando os procedimentos a seguir.

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QUINTO PASSO:
Com os prazos médios estabelecidos no primeiro passo, e os valores diários calculados no quarto passo, o Sr. Fonseca elaborou uma planilha para calcular a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa.

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ATENÇÃO!

Na situação desejada, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa foi de R$68.600,00.

HORA DE REVISAR!

Vamos recapitular os procedimentos adotados pelo Sr. Fonseca?

.Você recorda que a Malharia Alfa está recorrendo aos bancos para pagar seus compromissos em dia? Com base nessa situação, o Sr. Fonseca levantou a Necessidade de Capital de Giro da empresa, pois os controles internos fornecem essas informações.

Ele verificou que a Malharia Alfa necessitava de R$100.500,00. Preocupado com o grande montante, decidiu conferir se, de fato, a empresa precisava desses recursos para financiar a sua Necessidade de Capital de Giro. Para chegar à situação desejada, o Sr. Fonseca desenvolveu os seguintes cálculos:

Primeiro, estabeleceu os prazos médios desejados para cada conta de capital de giro. Esses prazos foram definidos com base nas condições do mercado em que a empresa atua. Em seguida, levantou os indicadores das contas relacionadas com o capital giro. Com base nesses indicadores, calculou quanto seria o valor diário que cada conta de capital de giro movimenta.

Conhecendo os prazos médios para cada conta de capital de giro e os valores médios/dia que essas contas movimentam, o Sr. Fonseca elaborou uma planilha para calcular a Necessidade de Capital de Giro.

Hora de praticar
Calcule agora a Necessidade de Capital de Giro da sua empresa/negócio, utilizando os dados que você praticou no primeiro e no quarto passos.

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Fique de olho
Observe alguns reflexos na Necessidade de Capital de Giro - NCG

Aumentando os prazos de recebimentos ou os prazos de estoques. > Aumenta a NCG
Reduzindo os prazos de pagamentos (fornecedores, impostos, etc.).
Aumentando as vendas, principalmente, em épocas de picos.


Reduzindo os prazos de recebimentos das vendas. > Diminui a NCG
Reduzindo os prazos de estocagem.
Conseguindo aumentar os prazos de pagamentos, principalmente,
junto aos fornecedores.

Depois de calcular a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa, o Sr. Fonseca fez a seguinte indagação: Como posso saber se a empresa tem capital de giro suficiente para o negócio?

Existem algumas alternativas para responder o Sr. Fonseca, mas acreditamos que a maneira mais prática e eficiente para isso, consiste na elaboração do fluxo de caixa.

.4. O Que é Fluxo de Caixa?

Fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira, que projeta para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, indicando como será o saldo de caixa para o período projetado.

No caso das empresas de pequeno porte, a projeção do fluxo de caixa para um período de quatro a seis meses é tempo suficiente para a gestão do capital de giro. Ressaltamos que, quando falamos num período de quatro a seis meses, significa que, ao final de cada mês, projetam-se novamente os períodos seguintes, de modo que sempre teremos informações para um horizonte de quatro a seis meses.

É DIFÍCIL PREPARAR O FLUXO DE CAIXA?

Para as empresas que têm os controles financeiros bem organizados, a preparação do fluxo de caixa é fácil.

Entretanto, se a empresa ainda não tiver controles de forma organizada, é bastante provável que, nos três primeiros meses, o fluxo de caixa ainda não seja um documento confiável, porque algumas projeções ficarão ou superestimadas, ou subestimadas, alguns custos ou despesas não terão sido previstos. Se isso lhe acontecer, não fique frustado: primeiro é preciso organizar-se para ter dados confiáveis.

As seguintes informações ou estimativas para o período de tempo definido (três, quatro ou seis meses) serão necessárias para a preparação do fluxo de caixa:

4.1 Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimentos.

4.2 Previsão das compras e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores.

4.3 Levantamento dos valores a receber dos clientes, das vendas já realizadas.

4.4 Levantamento dos compromissos a pagar aos fornecedores e pagamento de despesas operacionais mensais.

4.5 Levantamento das disponibilidades financeiras existentes.

Considerando que a Malharia Alfa tem as informações básicas, citadas anteriormente, então vamos preparar três planilhas para nos auxiliar nesta tarefa (se possível, utilize planilhas eletrônicas – Excel):

* planilha para a projeção do Fluxo de Caixa (Anexo 8)
* planilhas auxiliares: uma para projeção dos recebimentos das vendas a prazo (Anexo 8A) e outra para projeção de pagamentos aos fornecedores (Anexo 8B).

De posse dessas planilhas e, admitindo que desejamos preparar um fluxo de caixa para os próximos quatro meses, vamos organizar os dados e transportá-los para as planilhas.

4.1 PREVISÃO DE VENDAS E OS RESPECTIVOS PRAZOS DE RECEBIMENTOS

.Qual será o valor das vendas para os próximos quatro meses?

Se sua empresa já trabalha com a previsão estabelecendo as metas de vendas, sua tarefa torna-se mais simples: basta calcular o valor que sua empresa espera vender nos meses seguintes.

Caso contrário, considere as vendas realizadas no mesmo período do ano anterior como ponto de partida.

Com base nas vendas passadas e expectativas de crescimento, é possível projetar futuros negócios.

Exemplo – previsão de vendas:

Mês 1 e 2 = R$60.000,00/mês; mês 3 = R$75.000,00 e mês 4 = R$69.000,00.
Condições de recebimentos das vendas: 10% à vista; 40% com 30 dias; 40% com 60 dias; 10% com 90 dias.

Com base nessas informações, você prepara a previsão dos recebimentos das vendas, ou seja, o período (dia, semana, mês) em que os recebimentos das vendas ingressarão no caixa da empresa.

Para preparar a previsão dos recebimentos, vamos elaborar a planilha auxiliar para Previsão de Recebimentos.

.

4.2 PREVISÃO DE COMPRAS E OS RESPECTIVOS PRAZOS DE PAGAMENTO AOS FORNECEDORES

Utilizando as informações da Malharia Alfa, sabemos que o custo das matérias-primas representa 35% do valor das vendas.

Os prazos para pagamentos aos fornecedores serão: 30% à vista; 20% com 60 dias; 40% com 90 dias; 10% com 120 dias.

Em primeiro lugar, precisamos calcular a previsão ou metas de compras mensais:

.

Fique de olho

É importante você ficar atento quanto ao montante de compras a ser efetuado. De modo geral, as compras têm relação direta com a quantidade a ser produzida ou total de vendas. Para evitar que a empresa fique com estoque excedente, as metas de compras não devem ultrapassar a previsão de consumo, ou seja:

* Consumo de matérias-primas para as indústrias ou serviços;
* Custo das mercadorias vendidas (CMV) para o comércio.

Estabelecida a meta de compras, e conhecendo os prazos para pagamento aos fornecedores, o próximo passo será elaborar a planilha auxiliar para calcular o pagamento das compras.

.

Hora de praticar
Com base nos dados da sua empresa/negócio, preencha as planilhas a seguir.

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.4.3 LEVANTAMENTO DOS VALORES A RECEBER DE CLIENTES

Se a empresa vende a prazo, como é o caso da Malharia Alfa, então ela tem valores a receber de seus clientes.

Os controles de contas a receber fornecerão as informações para o fluxo de caixa, ou seja, os valores do contas a receber serão levados para a planilha do fluxo de caixa.

.

Fique de olho

* Se parte da sua clientela costuma atrasar os pagamentos, então, procure descobrir esse índice de atraso (inadimplência), para que sua previsão de recebimento não fique furada.

* Caso constem nos controles de contas a receber valores já vencidos e de difícil recebimento, não os inclua no fluxo de caixa, pois isso resultará numa previsão irreal, já que dificilmente aqueles créditos serão recebíveis.

* Se a empresa já descontou cheques pré-datados ou duplicatas no banco, então esses valores já foram recebidos. Considere somente os valores que efetivamente entrarão no caixa da empresa.

Hora de praticar
Com base nos valores a receber da sua empresa/negócio, organize os dados para o fluxo de caixa.

.

4.4 LEVANTAMENTO DOS COMPROMISSOS A PAGAR

De maneira similar ao tópico anterior, levante, por meio dos controles de contas a pagar os compromissos que a empresa tem com fornecedores, impostos, financiamentos e as despesas operacionais que ocorrem todos os meses, como folha de pagamento, encargos mensais sobre a folha de pagamento, aluguel, energia, telefone, retiradas dos sócios, serviços de contabilidade, para citar os principais.

.

Hora de praticar
Organize os compromissos a pagar da sua empresa/negócio para os próximos quatro meses.

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4.5 LEVANTAMENTO DAS DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS EXISTENTES

Na data da preparação do fluxo de caixa, levante as disponibilidades financeiras da empresa, como dinheiro em caixa, cheques para depósitos, aplicações financeiras de resgate imediato, outras aplicações de curto prazo.

Na preparação do fluxo de caixa, o total das disponibilidades existentes será o saldo inicial de caixa.

Para a Malharia Alfa, o Sr. Fonseca verificou que as disponibilidades financeiras à época da elaboração do fluxo de caixa foi de R$4.250,00.

Verificamos que o Sr. Fonseca já preparou todos os dados necessários para o fluxo de caixa. Agora, a tarefa dele será digitar os dados na planilha (Anexo 8), e em pouco tempo ele terá a projeção de caixa da Malharia Alfa.

.

Hora de praticar
Com base nos dados que você levantou anteriormente, elabore o fluxo de caixa da sua empresa/negócio.

.

5. Gestão do Capital de Giro

.O fluxo de caixa é um dos instrumentos mais eficientes para gestão do capital de giro.

Quando projetamos um fluxo de caixa para um período de 4 a 6 meses, significa que, no momento da projeção, já podemos visualizar a situação de caixa para períodos futuros e tomar decisões para modificar a situação encontrada, principalmente nos períodos de apertos financeiros (veja fluxo de caixa da Malharia Alfa).

Fique de olho

* O aperto de caixa, em muitos casos, não significa que a empresa precisa de novos recursos para financiar a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode ser reflexo de uma série de decisões ou atitudes tomadas anteriormente, como, por exemplo: estoques excedentes, clientes em atraso, investimentos sem planejamento, etc.

* Recorrer a empréstimos ou descontos bancários pode ser uma maneira bastante fácil para equilibrar o caixa. Mas lembre-se de que essa maneira fácil de resolver problemas financeiros pode consumir boa parte de seu lucro. Se esse fato acontecer com freqüência na sua empresa, analise as causas, assim como fez o Sr. Fonseca: compare a situação real x situação ideal e tome medidas para corrigir as falhas existentes.

* Quando o Sr. Fonseca comparou a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa - situação real x situação ideal, ele teve a oportunidade de evitar a dependência de recursos bancários, conforme os dados a seguir:

.

Análise dos dados da Malharia Alfa

Comparando o montante da Necessidade de Capital de Giro da situação real e da situação ideal, verifica-se que, trabalhando na situação ideal, a Necessidade de Capital de Giro da Malharia Alfa será reduzida em R$31.900,00. Se os objetivos da situação ideal forem alcançados, a empresa consegue pagar os empréstimos e continuar operando sem a necessidade de novos empréstimos bancários, conforme indica o fluxo de caixa projetado.

O fluxo de caixa também mostra que a situação financeira da Malharia Alfa será equilibrada a partir do mês 3. A melhoria do fluxo de caixa é decorrente das medidas tomadas pelo Sr. Fonseca, quanto aos objetivos de manter contas a receber e estoques dentro dos prazos propostos para a situação ideal.

A nossa próxima tarefa será cuidar da gestão de cada conta relacionada com capital de giro, criando condições para que a empresa ganhe mais dinheiro.

5.1 ADMINISTRAÇÃO DE CONTAS A RECEBER

Realizar uma gestão eficaz das contas a receber é de fundamental importância para o caixa da empresa. Na gestão de contas a receber, três fatores devem ser considerados:

* Condições de crédito: Estão relacionadas à concessão de prazos e aos descontos que podem ser oferecidos para as vendas à vista. É de fundamental importância conhecer os prazos médios de recebimentos para determinar o montante de recursos investidos em contas a receber de clientes (duplicatas, cheques pré-datados, cartões de crédito, etc.)

* Padrões e limites de crédito: Estabelecem as exigências para a concessão de crédito, o perfil da clientela e definem os limites de crédito para cada cliente, visando minimizar os riscos financeiros.

* Controle de contas a receber: Constitui a base de dados que gera diversas informações para a tomada de decisões no que se refere a políticas de vendas e concessão de créditos.

Fique de olho
* Verifique as causas para aumento do montante de contas a receber (situação real x situação ideal projetada). As causas podem ser decorrentes de:
- Aumento das vendas (então, a causa não é preocupante);
- Aumento dos prazos concedidos aos clientes;
- Inadimplência dos clientes.

* O aumento do montante de contas a receber aumenta a Necessidade de Capital de Giro. Isso pode obrigar a empresa a recorrer a empréstimos bancários, arcar com despesas financeiras e, conseqüentemente, reduzir seu lucro.

* Analise as causas da inadimplência, principalmente se os valores existentes estão apertando o caixa ou se as perdas estão reduzindo os lucros:
- Verifique se existem falhas nos procedimentos de cadastros e concessões de crédito;
- Certifique se os procedimentos de cobrança são eficazes;
- Avalie as possibilidades e as vantagens de orientar as vendas para recebimentos por meio de duplicatas, cheques pré-datados ou cartão de crédito.

5.2 GESTÃO DOS ESTOQUES

.O principal objetivo da gestão de estoques consiste em evitar o excesso ou a falta de suprimentos para produção e vendas, bem como evitar os extravios de estoques.

O excesso de estoques acarreta diversos problemas para a empresa, em termos tanto de custos (maiores espaços, seguros, cuidados, etc.) quanto de perdas financeiras (dinheiro parado). Por outro lado, a insuficiência representa problemas para o processo produtivo (paradas de produção, aumento do tempo de produção, queda de produtividade) e problemas de vendas (redução de vendas, insatisfação de clientes, etc.) tudo isso reduz a lucratividade da empresa.

Embora a gestão de estoques seja uma tarefa bastante trabalhosa – tanto pela variedade de itens comercializados, como ocorre nas empresas varejistas, quanto pela quantidade de informações necessárias à gestão. Alguns controles e procedimentos simples facilitam essa gestão:

* Controle físico e financeiro de estoques (já mencionado anteriormente);
* Política de compras (mencionada para elaboração do fluxo de caixa);
* Análise comparativa: estoque atual x estoque desejado (já mencionada no cálculo da necessidade de capital de giro);
* Análise comparativa: estoque atual x valores a pagar aos fornecedores;
* Custo econômico dos estoques excedentes;
* Armazenagem e arrumação adequada dos produtos;

Para melhorar a gestão de estoques, em primeiro lugar analise os seguintes dados:

.

Os dados de estoques da malharia Alfa indicam:

* Que a empresa tem estoque excedente no valor de R$16.900,00;

* R$12.000,00 de estoques são financiados com recursos próprios ou empréstimos bancários (R$54.000,00 - R$42.000,00), comparando o valor total do estoque e os valores a pagar aos fornecedores.

Fique de olho

Para as empresas que têm aperto de caixa e precisam recorrer a bancos para pagar seus compromissos em dia, a situação desejada é que os estoques sejam financiados pelos fornecedores, ou seja, o total dos estoques não deve ser maior que o valor a pagar aos fornecedores. Quando o valor do estoque é financiado pelos fornecedores, significa que a empresa não precisa de capital de giro para financiar estoques.

Se o objetivo da empresa é manter os estoques necessários às suas operações financiadas pelos fornecedores, então, o prazo médio de estocagem deve ser menor ou igual ao prazo médio de pagamentos aos fornecedores.

Outra informação importante para você aperfeiçoar a gestão de estoques será avaliar o custo econômico do estoque excedente.

O estoque excedente representa a diferença entre:
o valor do estoque da situação atual e o valor do estoque da situação desejada

Para a Malharia Alfa, verificamos que o valor do estoque excedente foi de R$12.000,00 (R$54.000,00 – R$42.000,00), conforme calculado anteriormente.

De modo geral, as empresas do comércio varejista trabalham com grande variedade de produtos. Essa variedade de itens torna a gestão de estoques bastante complexa e invariavelmente provoca estoque excedente. O valor do estoque excedente representa a principal causa de estrangulamento financeiro, ou seja, aperto de caixa.

O custo econômico dos estoques excedentes indica quanto a empresa deixa de ganhar ao manter estoques acima dos níveis desejados. O cálculo anual desse custo, representado a seguir, é relativamente simples. Para fazê-lo, precisamos estimar uma taxa de juros que a empresa conseguiria aplicar em seu negócio.

Um exemplo seria usar a taxa de desconto que você conseguiria junto aos fornecedores pelas compras à vista.

.

O estoque excedente é a diferença entre a situação real e a situação ideal (R$126.750,00 – R$78.000,00) = R$48.750,00.

Isso significa que a empresa tem R$48.750,00 investidos em estoques sem necessidade, ou seja, esse dinheiro está parado. Se esse valor está parado, a empresa deixa de ganhar, pois, se tivesse esses recursos disponíveis, ela poderia utilizá-los para obter descontos em compras à vista ou, então, financiar os clientes que precisam de prazos maiores, evidentemente cobrando juros nessas vendas e, com isso, terá condições de aumentar as vendas e os lucros do negócio.

Admitindo que a empresa consiga aplicar os recursos excedentes (R$48.750,00) a taxa de 3,0% ao mês (que equivale a 42,5% ao ano), então o custo econômico do estoque excedente será:

.

O resultado indica que a empresa deixou de ganhar R$20.719,00 por ano, devido à manutenção de estoque excedente. Em outras palavras, a empresa joga pelo ralo R$20.719,00 por ano, por causa da deficiência da gestão de estoques.

Mantendo essa política de estoques excedentes, imagine o quanto a empresa jogará pelo ralo, ao final de três anos. Pense nisso!

Hora de praticar
Para melhorar a gestão de estoques da sua empresa/negócio, comece fazendo as seguintes análises:

.

.

Fique de olho

* Se o montante de estoque encontrado na situação (1) for maior que o valor encontrado na situação (2), então a diferença encontrada representa o valor do estoque excedente.

* Se o valor da diferença for negativo, significa que a empresa não tem estoques excedentes, ou seja, a gestão de estoques é bastante eficiente, e não existem recursos jogados pelo ralo.

* Se a empresa está operando constantemente com aperto de caixa e recorre a empréstimos bancários, verifique se esse aperto financeiro não é decorrente de estoques excedentes. Avalie se, em seu ramo de atividade, é interessante promover uma liquidação de estoques.

* Se isso for possível, baixe os preços e faça dinheiro com os produtos que estão parados no estoque. Essa medida possibilita aumentar as vendas, – e o mais importante, – você venderá produtos que não precisam de reposição, ou seja, entrará dinheiro novo no caixa.

* Eis alguns exemplos, citando os principais, de alguns setores/ramos de atividades em que você pode promover uma liquidação dos estoques parados: alimentos e bebidas, artigos de vestuário, móveis e artigos de decoração, jóias e relógios, eletrodomésticos, produtos de higiene e limpeza, presentes e papelaria.

6. Apuração de Resultados

.Você colocou em prática todos os instrumentos e sugestões para aprimorar a gestão do capital de giro, ainda assim, sua empresa continua sofrendo financeiramente com o caixa apertado? Acalme-se. É cedo para concluir que o negócio está operando com prejuízo. Lembre-se que nem sempre caixa e lucro andam juntos. Analise conosco situações e alternativas para alguns ramos de atividades que demandam recursos elevados em capital de giro:

* Comércio de móveis, eletrodomésticos, veículos e materiais de construção oferecem prazos maiores para pagamentos das vendas. Para essas situações, você precisa buscar uma parceria com um banco ou financeira para financiar as vendas a prazo. A maioria das empresas que operam nessas atividades financiam seus clientes por intermédio de uma financeira. Quando essa alternativa é adotada, a loja passa a receber à vista, ou seja, o cliente fica devendo à financeira; com isso, você agiliza a entrada de dinheiro no caixa.

* Construção civil, estruturas metálicas, fabricação de equipamentos de grande porte são ramos de atividades que têm ciclo de produção longo, ou seja, existe prazo longo entre o início da produção do bem ou serviço e a sua entrega ao cliente. Nesses ramos, você pode adotar as alternativas anteriores ou, então, estabelecer alternativas para os clientes fazerem pagamento durante o período de produção, ou, em último caso, buscar uma linha de crédito a custos acessíveis para financiar a necessidade de capital de giro.

O segundo procedimento é fazer uma apuração mensal de resultados. A apuração mensal de resultados é um instrumento de gestão econômica que possibilita ao empresário conhecer os resultados de seu negócio, no fim de determinado período, como por exemplo, no fim cada mês, de cada trimestre, de cada semestre ou de cada ano.

A apuração de resultados representa a diferença entre as vendas totais e os custos e despesas totais (do período que se pretende apurar).

Quando o resultado é positivo > significa que a empresa operou com lucro.
Quando o resultado é negativo > significa que a empresa operou com prejuízo.

Considerando que você já mantém os controles financeiros organizados e atualizados, então sua empresa tem as informações necessárias para fazer a apuração de resultados mensais. As informações serão obtidas mediante os seguintes controles:

INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS CONTROLES UTILIZADOS
1. Vendas totais: é a soma das vendas à vista e vendas a prazo de cada mês. Controle Diário de Vendas (esse controle já totaliza as vendas mensais).
2. Impostos sobre vendas. Percentual de impostos estimado para cálculo da NCG, multiplicado pelas vendas realizadas nos meses da apuração de resultados.
3. Custo das Mercadorias Vendidas (CMV): representa o valor das mercadorias, a preço de custo vendidas durante o mês. Controle de Estoques.
4. Despesas mensais: referem-se a todas as despesas mensais necessárias às atividades da empresa. Para melhorar a análise, sugere-se que essas despesas sejam detalhadas por modalidade de contas, como salários, encargos sociais, impostos sobre vendas, pró-labore dos sócios, energia elétrica, telefone (ver modelo na planilha de apuração de resultados). Controle Mensal de Despesas ou a posição de valores a pagar levantados para o fluxo de caixa.

Sugerimos que a apuração dos resultados mensais, seja feita após o final do mês, ou seja, no início do mês seguinte o empresário já tem dados confiáveis das operações do mês anterior.

Apenas para efeito didático, vamos considerar que os dados projetados no fluxo de caixa da Malharia Alfa aconteceram conforme previsão. Então, vamos utilizar esses dados para a apuração mensal de resultados:

>

2. Impostos sobre vendas - para a Malharia Alfa, os impostos representam 10% das vendas.

3. CMV - no exemplo da Malharia Alfa, foi informado que o custo dos materiais representa, em média, 35% das vendas (ver anexo 8B).

4. Despesas mensais: vamos utilizar os dados do levantamento da posição de contas pagar e despesas operacionais (utilizados para o fluxo de caixa). Entretanto, precisamos ajustar os custos e as despesas à mesma época das vendas.

* Para a apuração de resultados, vamos ajustar as seguintes contas:

a) Os impostos deverão ser considerados no mesmo período das vendas. Vamos considerar o percentual de impostos que utilizamos para calcular a necessidade de capital de giro da Malharia Alfa, ou seja, 10% sobre as vendas.

b) Encargos sociais: Além dos gastos com INSS e FGTS discriminados no fluxo de caixa, a empresa tem outros encargos sobre a folha de pagamento, tais como 13º salário, férias, gastos com rescisões. Para as empresas de pequeno porte, podemos considerar que esses encargos sobre a folha de pagamento representam, aproximadamente, 40% do valor da folha. Isso significa que, se todo mês o empresário reservar 40% da folha de pagamento, ele paga todos os encargos sociais.

A seguir, vamos transportar as informações relativas às contas de resultados para o Anexo 9.

.Após apurar os resultados da Malharia Alfa, o Sr. Fonseca ficou bastante otimista. Em primeiro lugar, verificou que a empresa está operando com lucro e, no seu entendimento, os lucros obtidos foram satisfatórios. Em segundo lugar, constatou que nos meses em que as vendas aumentaram, o lucro cresceu bastante, ou seja, o percentual de crescimento do lucro foi maior que o percentual de crescimento das vendas.

Comparando as vendas e os lucros dos meses 2 e 3, verificamos que, enquanto o crescimento das vendas do mês 3 foi de 25%, em relação ao mês anterior [(75.000,00 – 60.000,00)/60.000,00] x 100, o aumento do lucro foi de 101,4% [(17.678,00 – 8.778,00)/8.778,00] x 100. O aumento de 101,4% no lucro do mês 3 ocorreu porque o valor das despesas operacionais (despesas do item 6), basicamente, permaneceu constante nos quatro meses da apuração de resultados.

Em outras palavras, podemos dizer que esse fato ocorre, porque toda empresa tem despesas que são fixas, ou seja, independentemente do valor das vendas ou da produção, elas terão que ser pagas, como, por exemplo, a folha de pagamento e os encargos sociais do pessoal mensalista, aluguéis, prólabore, serviços de contabilidade, etc. (Veja as despesas relacionadas no item 6, da planilha de Apuração Mensal de Resultados).

Continuando a leitura dos dados da planilha de apuração de resultados da Malharia Alfa, percebemos que os valores dos impostos sobre vendas e o custo das mercadorias vendidas aumentaram na mesma proporção das vendas. Em outras palavras, podemos dizer que essas despesas são variáveis, ou seja, variam proporcionalmente com o volume de produção ou com o valor das vendas.

Despesas fixas: São todas aquelas despesas que não variam, em determinado
período de tempo independentemente do valor das vendas ou das quantidades produzidas.

Despesas variáveis: São todas as despesas que variam
proporcionalmente com o valor das vendas ou volume de produção.

Hora de praticar
Como você já tem os controles organizados, chegou o momento de utilizá-los para obter os dados de vendas mensais, custo das mercadorias vendidas e despesas mensais, necessários à apuração dos resultados da sua empresa.

>

7. Considerações Finais

.Acreditamos que, após praticar os controles e os instrumentos sugeridos neste manual, você se encontre preparado para gerenciar de forma eficaz as finanças de uma empresa de pequeno porte. Mas as empresas são dinâmicas, a área financeira é ampla e, à medida que seu negócio for crescendo, as decisões tornam-se mais complexas. Então, assim que você estiver dominando os procedimentos para as projeções do fluxo de caixa e apuração de resultados, comece a ampliar os prazos dessas projeções. Quando conseguir projeções confiáveis para um período de 12 meses, você perceberá que as decisões de médio prazo ficam mais seguras, uma vez que você já consegue avaliar os impactos de suas decisões em um horizonte maior. Mas chegará o momento em que outros instrumentos de gestão serão necessários.

Por exemplo, se você pretende contratar um financiamento de longo prazo (cinco anos para pagamento) para expansão de suas atividades, a empresa precisa de um planejamento de longo prazo, como um plano de negócio para avaliar a viabilidade da expansão e o custo/benefício de tal decisão. Além disso, para obter financiamento, é provável que o agente financeiro solicite-lhe diversos demonstrativos financeiros e faça perguntas sobre o patrimônio líquido da empresa, e o grau de endividamento, e peça outros indicadores que você ainda não tem praticado.

E, para continuar no mercado, esteja sempre atento às constantes mudanças no âmbito dos negócios. A propósito, a palavra negócio vêm da antiga civilização grega e significa “nego o ócio”. Então, mãos a obra! Quando perceber a necessidade de novos instrumentos mais avançados de gestão financeira ou, até mesmo para tirar dúvidas que porventura o Manual não respondeu, o SEBRAE MINAS está à sua disposição para ajudar tanto nas soluções de problemas financeiros, quanto em quaisquer outros aspectos de gestão e educação continuada em negócios.


Anexos

Clique aqui para fazer o download do arquivo financeiro.pdf, que contém os anexos de como elaborar controles financeiros em branco nos moldes que estamos propondo aqui para você preencher. Agora é a sua vez, mãos à obra!

Para abrir esse arquivo você precisa do software gratuito Adobe Reader, que pode ser baixado no site da Adobe.


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É permitida a reprodução total ou parcial, de qualquer forma ou por qualquer meio, desde que divulgada as fontes.
Oliveira, Dilson Campos
Manual Como Elaborar Controles Financeiros.
Belo Horizonte: SEBRAE/MG, 2005. - 98 p.
1.Gestão Financeira II. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais.

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